Jak nadać uprawnienia KSeF dla biura rachunkowego

Napisane przez Rafał w dniu Styczeń 06, 2026

W Krajowym Systemie e-Faktur uprawnienia do wystawiania i odbierania faktur są nadawane przez podatnika (firmę) lub przez pełnomocnika. Biuro rachunkowe może obsługiwać KSeF po otrzymaniu odpowiednich pełnomocnictw lub uprawnień.

1. Podstawy – kto może nadać uprawnienia?

Podatnik (firma) – właściciel NIP, który wystawia faktury,
Osoba upoważniona w firmie (np. właściciel, kierownik działu finansowego),
Biuro rachunkowe działające w imieniu klienta (po uzyskaniu pełnomocnictwa).

Uprawnienia w KSeF są powiązane z profilem zaufanym, e-dowodem lub podpisem kwalifikowanym.

2. Rodzaje uprawnień w KSeF

Dla biura rachunkowego można nadać m.in.:

Wystawianie faktur – możliwość tworzenia i wysyłania faktur w imieniu klienta,
Odbieranie faktur – pobieranie faktur od kontrahentów klienta,
Podgląd i archiwizacja faktur – dostęp do historii dokumentów w KSeF,
Korekty i anulowanie faktur – jeśli klient udzieli pełnych praw.

3. Nadawanie uprawnień – krok po kroku

Krok 1: Zaloguj się do KSeF

Wejdź na portal KSeF: https://www.ksef.gov.pl
Zaloguj się profilem zaufanym, e-dowodem lub podpisem kwalifikowanym.

Krok 2: Wejdź do sekcji “Pełnomocnicy” lub “Uprawnienia”

W menu KSeF znajdziesz opcję “Nadawanie uprawnień” lub “Pełnomocnicy KSeF”.
To tutaj możesz wskazać biuro rachunkowe jako pełnomocnika.

Krok 3: Wprowadź dane biura rachunkowego

NIP firmy,
Nazwa biura rachunkowego,
Ewentualnie adres e-mail kontaktowy.

Krok 4: Wybierz rodzaj uprawnień

Wybierz z listy, co biuro ma robić w systemie: wystawianie, odbiór, korekty, podgląd.

Krok 5: Zatwierdź i wyślij powiadomienie

Po zatwierdzeniu biuro rachunkowe otrzymuje informację o nadaniu uprawnień.
Biuro loguje się do KSeF i może działać w imieniu klienta.

4. Alternatywa – pełnomocnictwo ogólne

Biuro rachunkowe może też działać na podstawie pełnomocnictwa ogólnego do reprezentowania klienta w KSeF.
Pełnomocnictwo można złożyć w formie elektronicznej (ePUAP) lub papierowej, a następnie biuro używa swojego konta do obsługi KSeF.

5. Najważniejsze uwagi

Każde nadanie uprawnień może być odwołane przez firmę w dowolnym momencie.
Biuro rachunkowe nie może samodzielnie dodawać kolejnych uprawnionych – robi to zawsze przez konto klienta lub na podstawie pełnomocnictwa.
Bezpieczne logowanie: najlepiej używać profilu zaufanego lub podpisu kwalifikowanego, aby mieć pełną moc prawną.
W systemach ERP (Wapro, Comarch, enova, Symfonia) biuro może połączyć konto KSeF klienta z programem, dzięki czemu faktury będą wysyłane automatycznie.

<< wstecz

Artykuły